Datenschutzerklärung – Praxis Bernau

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich ist Katharina Ziegenhorn, Fachärztin für Allgemeinmedizin, Inhaberin der Hausarztpraxis, Ladeburger Str. 21, 16321 Bernau bei Berlin.
Telefon 03338 767334 · E-Mail: kontakt@praxisbernau.online

2. Datenschutzbeauftragter

Oliver Czolbe, E-Mail: o.czolbe@gmail.com

3. Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Diese Erklärung gilt nur für unsere Website.

4. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet. Bei jedem Aufruf speichert der Server technisch notwendige Zugriffsdaten:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit
aufgerufene Seite
Referrer-URL
Browser und Betriebssystem

Wir benötigen diese Daten, um die Website sicher und stabil zu betreiben (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). IONOS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Logfiles werden von IONOS nur so lange gespeichert, wie es für Sicherheit und Betrieb erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

Die Verbindung zu unserer Website ist per TLS/SSL verschlüsselt (erkennbar an „https://“).

5. Keine Cookies auf unseren öffentlichen Seiten, kein Tracking, keine Analyse- oder Werbedienste

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge ein (z. B. kein Google Analytics) und binden keine Social-Media-Plugins ein. Unsere Website setzt keine Cookies und legt keine Daten auf Ihrem Endgerät ab – auch nicht im Bearbeitungsbereich für das Praxisteam (Abschnitt 12).

6. Schriftarten (lokal eingebunden)

Alle Schriften sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) aufgebaut.

7. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten:

Name
E-Mail-Adresse
ggf. Telefonnummer
ggf. Betreff
Ihre Nachricht
ggf. Dateianhänge, die Sie selbst auswählen (E-Mail-Formular: höchstens 3 Dateien im Format PDF, JPG, PNG oder HEIC, je höchstens 5 MB, zusammen höchstens 10 MB)

Das Formular wird von einem Skript auf unserem Webspace bei IONOS verarbeitet und als E-Mail versendet (PHP mail()). Das Skript speichert Ihre Angaben nicht auf dem Webserver. Dateianhänge werden nur kurz im temporären Upload-Bereich des Servers (außerhalb der Website) geprüft, als Anhang der E-Mail versendet und unmittelbar danach gelöscht; sie sind zu keinem Zeitpunkt über die Website abrufbar. Zum Schutz vor massenhaftem Missbrauch zählen wir für 15 Minuten, wie oft über das Formular gesendet wurde; dafür speichern wir nur einen täglich wechselnden Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse, nicht die IP-Adresse selbst. Der Zählerwert wird nach 15 Minuten ungültig und beim nächsten Absenden des Kontaktformulars oder des Online-Anamnesebogens oder beim nächsten Aufruf des Bearbeitungsbereichs (Abschnitt 12) automatisch gelöscht.

Die Nachricht aus dem Formular wird an unser Postfach kontakt@praxisbernau.online bei IONOS geschickt und von dort automatisch an ein E-Mail-Konto der Praxis bei Gmail weitergeleitet. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können Daten auch an die Google LLC in den USA übermittelt werden; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO). Für dieses Konto besteht derzeit kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Google; Google verarbeitet die Daten insoweit auch nach eigenen Nutzungs- und Datenschutzbedingungen (https://policies.google.com/privacy). Wir arbeiten an einer Umstellung auf einen Weg, der vollständig in unserem Auftrag verarbeitet wird, und passen diese Erklärung dann an.

Bitte senden Sie über das Formular oder per E-Mail möglichst keine Gesundheitsdaten wie Befunde, Diagnosen oder Medikamente – auch nicht als Anhang. Die Übertragung zu unserem Server ist verschlüsselt (https), die weitere Zustellung als E-Mail ist aber nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Für Anliegen mit sensiblen Daten nutzen Sie bitte Doctolib (Abschnitt 8) oder rufen Sie uns an. Auch deshalb bitten wir Sie, über das Kontaktformular und per E-Mail keine Gesundheitsdaten zu senden. Für Angaben zu Ihren Beschwerden vor einem Besuch können Sie den Online-Anamnesebogen nutzen (Abschnitt 7a), für den die dort beschriebenen Bedingungen gelten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einer Behandlung zu tun hat, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten). Enthält Ihre Nachricht trotzdem Gesundheitsdaten, verarbeiten wir sie nur im Rahmen der Behandlung (Art. 9 Abs. 2 lit. h, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 22 BDSG). Wir löschen Ihre Daten, sobald die Anfrage erledigt ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten, etwa die ärztliche Dokumentationspflicht. Anfragen ohne Behandlungsbezug löschen wir spätestens 6 Monate nach ihrer Erledigung.

7a. Online-Anamnesebogen

Sie können vor Ihrem Besuch freiwillig einen kurzen Bogen zu Ihren Beschwerden, Ihrem Sprechstundenwunsch und Ihrer ungefähren Ankunftszeit ausfüllen. Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten fragen wir dabei nicht ab. Bitte tragen Sie solche Angaben auch nicht in Freitextfelder ein. Nach dem Absenden erhalten Sie einen zufälligen Code, den Sie in der Praxis nennen. So können wir Ihre Angaben Ihnen zuordnen.

Verarbeitete Daten: Ihre Antworten im Bogen (darunter Gesundheitsdaten), der Code und der Zeitpunkt des Absendens sowie zum Schutz vor Missbrauch kurzzeitig ein verschlüsselter (gehashter) Wert Ihrer IP-Adresse zur Mengenbegrenzung. Er wird nicht zusammen mit Ihren Antworten gespeichert und nach den in Abschnitt 7 beschriebenen Fristen gelöscht. Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb des Formulars (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zweck: Vorbereitung Ihres Praxisbesuchs und Organisation der Sprechstunde.

Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Nach Ihrem Besuch werden die Angaben im Rahmen der Behandlung nach Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG verarbeitet.

Übermittlung: Ihre Angaben werden verschlüsselt (TLS) übertragen und als E-Mail an das Postfach kontakt@praxisbernau.online bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, zugestellt. Von dort werden sie derzeit automatisch an ein E-Mail-Konto der Praxis bei Gmail weitergeleitet. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können Daten auch an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework). Für dieses Gmail-Konto besteht derzeit kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Google. Wir stellen die Zustellung bis Ende 2026 auf eine Lösung ohne Weiterleitung um. Bis dahin entscheiden Sie selbst, ob Sie den Bogen online nutzen oder Ihre Angaben lieber direkt in der Praxis machen. Auf dem Webserver werden die Antworten nicht gespeichert. Ihre IP-Adresse wird nicht in die E-Mail übernommen.

Speicherdauer: Werden Ihre Angaben in Ihre Patientenakte übernommen, gelten dafür die ärztlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre, § 630f BGB). Die E-Mail selbst löschen wir danach in beiden Postfächern (IONOS und Gmail), spätestens 7 Tage nach Eingang. Bögen, die keinem Besuch zugeordnet werden können, löschen wir ebenfalls spätestens 7 Tage nach Eingang.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. telefonisch oder in der Praxis unter Nennung Ihres Codes. Ohne Bogen entstehen Ihnen keine Nachteile, Sie können die Angaben auch vor Ort machen.

8. Online-Terminbuchung über Doctolib

Den folgenden Text stellt Doctolib für Praxis-Websites bereit. Er wird unverändert übernommen:

Weiterleitung und Datenübermittlung an Doctolib GmbH
Wir haben in unsere Webseite die Möglichkeit eingebunden, Termine über die Webseite der Doctolib GmbH, Friedrichstraße 111, 10117 Berlin (Doctolib) online zu vereinbaren. Wenn Sie die Schaltfläche “Termin online buchen” betätigen, werden Sie auf die Webseite von Doctolib weitergeleitet und können dort online eine Terminvereinbarung vornehmen. Obwohl wir selbst keinerlei personenbezogene Daten an Doctolib weiterleiten, kann Doctolib ggf. Rückschlüsse aus der Tatsache ziehen, dass Sie von unserer Webseite kommen. Bevor Sie die Schaltfläche anklicken, findet keine Datenübertragung an Doctolib statt. Mit der Weiterleitung verlassen Sie unsere Webseite. Doctolib betreibt die Webseite von Doctolib und verarbeitet Ihre Daten in eigener Verantwortung und nicht in unserem Auftrag. Wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung oder Inhalte der Webseite von Doctolib und machen uns diese auch nicht zu eigen. Ebenso haben wir keinerlei Einfluss auf die Art und den Umfang der durch Doctolib verarbeiteten Daten oder die Weitergabe dieser Daten an Dritte. Wir haben insoweit auch keine effektiven Kontrollmöglichkeiten.
Welche Daten von Doctolib erfasst und wie diese genutzt werden, entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Doctolib: https://www.doctolib.de/gesundheit/privatsphaere/

Dies gilt entsprechend für die Schaltflächen „Termin“ und „Nachricht“ bzw. „Nachricht senden“: Darüber gelangen Sie zur Terminbuchung bzw. zur Nachrichtenfunktion unserer Praxis bei Doctolib. Wir binden kein Doctolib-Skript ein; die Schaltflächen sind einfache Links.

9. Kartenanzeige mit OpenStreetMap (erst nach Ihrem Klick)

Auf unserer Startseite und unserer Kontaktseite zeigen wir zunächst nur einen Platzhalter mit unserer Adresse. Die Karte wird erst geladen, wenn Sie auf ‚Karte laden‘ klicken. Erst dann stellt Ihr Browser eine Verbindung zu den Servern der OpenStreetMap Foundation (OSMF), St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich, her. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, Datum und Uhrzeit sowie die abgerufenen Kartenausschnitte übermittelt. Die OSMF liefert die Kartenkacheln über ein weltweites Netz von Cache-Servern (Content Delivery Network) aus; welcher Server antwortet, hängt vom Netz ab und kann auch außerhalb der EU und des Vereinigten Königreichs liegen. Vor dem Klick findet keine Übertragung statt.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit dabei auf Ihr Endgerät zugegriffen wird, auch § 25 Abs. 1 TDDDG. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO; Durchführungsbeschluss (EU) 2021/1772, zuletzt verlängert durch Durchführungsbeschluss (EU) 2025/2574 bis 27.12.2031).

Ihre Entscheidung wird nicht gespeichert, weder in einem Cookie noch im Speicher Ihres Browsers. Bei jedem Seitenaufruf wird die Karte erst nach einem erneuten Klick geladen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Seite neu laden und die Karte nicht erneut aktivieren. Wie die OSMF Daten verarbeitet: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

10. Externe Links

Unser Ratgeber verlinkt auf Gesundheitsinformationen öffentlicher Stellen, z. B. gesundheitsinformation.de (IQWiG), gesund.bund.de und rki.de. Der Link „Route planen“ führt zum Routenplaner von openstreetmap.org. Daten werden erst übertragen, wenn Sie einen Link anklicken. Ab dann gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

11. WhatsApp-Kanal

Auf unserer Website verlinken wir auf unseren WhatsApp-Kanal. Das ist ein einfacher Link: Wir binden keine Inhalte von WhatsApp ein, und beim Aufruf unserer Seiten wird nichts von WhatsApp geladen. Erst wenn Sie den Link öffnen, werden Daten (z. B. Ihre IP-Adresse) an die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, übermittelt. Dabei kann es auch zu Übermittlungen in die USA kommen. Ab dann gelten die Datenschutzhinweise von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea sowie https://www.whatsapp.com/legal/channels-privacy-policy-eea.

Wenn Sie unserem Kanal folgen, sehen wir Ihre Telefonnummer nicht, solange Sie nicht in unseren Kontakten gespeichert sind. Andere Abonnenten sehen sie ebenfalls nicht. Der Kanal ist eine Einbahnstraße: Bitte schicken Sie uns darüber keine Gesundheitsdaten. Für Anliegen nutzen Sie bitte Doctolib oder das Telefon.

12. Verwaltungsbereich für das Praxisteam

Unser Praxisteam pflegt die Sprechzimmer-Ampel, Hinweise, Sprechzeiten und Schließtage über einen geschützten Bearbeitungsbereich (/verwaltung/ und „Ampel ändern“). Der Zugang erfolgt nur mit einem Praxis-Code, den ausschließlich das Praxisteam kennt; es gibt keine Benutzerkonten und keine Cookies. Nach Eingabe des Codes erhält die geöffnete Seite einen zeitlich begrenzten Prüfwert (höchstens 30 Minuten ohne Aktion), der nur im Formular mitgeschickt und nicht auf Ihrem Gerät gespeichert wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f i. V. m. Art. 32 DSGVO). Besucherinnen und Besucher der Website erhalten keine Cookies.

Zum Schutz vor Angriffen auf den Praxis-Code speichern wir bei fehlgeschlagenen Eingabeversuchen einen mit einem geheimen Zufallswert gebildeten Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse, die Zahl der Fehlversuche und den Zeitpunkt. Die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht. Nach 5 Fehlversuchen wird die Eingabe für 15 Minuten gesperrt. Ein Eintrag wird 15 Minuten nach dem letzten Fehlversuch ungültig und danach nicht mehr verwendet. Abgelaufene Einträge löscht das System automatisch beim nächsten Aufruf des Bearbeitungsbereichs (einschließlich der Code-Eingabe über „Ampel ändern“) oder beim nächsten Absenden des Kontaktformulars. Ruft längere Zeit niemand diese Funktionen auf, kann ein abgelaufener Eintrag bis dahin noch auf dem Server liegen; er enthält auch dann nur den Prüfwert, nicht Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f i. V. m. Art. 32 DSGVO).

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16)
Löschung (Art. 17)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Wenden Sie sich dazu an die verantwortliche Stelle oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wenden Sie sich dazu an die verantwortliche Stelle (Abschnitt 1).

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (LDA), Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow – https://www.lda.brandenburg.de/

14. Stand und Änderungen

Stand: 01.11.2026. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Technik oder die Rechtslage ändert.